Possono svolgersi assemblee e riunioni in presenza fisica?
Lo scorso lunedì, 1 giugno 2020, anche sulla base di una richiesta specifica dell’Alleanza delle Cooperative, è stata pubblicata sul sito del Governo (www.governo.it) la seguente risposta ad una FAQ relativa alle modalità di svolgimento delle assemblee in presenza fisica, fra le altre, di associazioni e società:
POSSONO SVOLGERSI ASSEMBLEE (ORDINARIE O STRAORDINARIE) CONDOMINIALI, DI SOCIETÀ DI CAPITALI O DI PERSONE, OVVERO DI ALTRE ORGANIZZAZIONI COLLETTIVE?
LE ASSEMBLEE DI QUALUNQUE TIPO, CONDOMINIALI O SOCIETARIE, OVVERO DI OGNI ALTRA FORMA DI ORGANIZZAZIONE COLLETTIVA, POSSONO SVOLGERSI IN “PRESENZA FISICA” DEI SOGGETTI CONVOCATI, A CONDIZIONE CHE SIANO ORGANIZZATE IN LOCALI O SPAZI ADEGUATI, EVENTUALMENTE ANCHE ALL’APERTO, CHE ASSICURINO IL MANTENIMENTO CONTINUATIVO DELLA DISTANZA DI SICUREZZA INTERPERSONALE DI ALMENO UN METRO FRA TUTTI I PARTECIPANTI, EVITANDO DUNQUE OGNI FORMA DI ASSEMBRAMENTO, NEL RISPETTO DELLE NORME SANITARIE DI CONTENIMENTO DELLA DIFFUSIONE DEL CONTAGIO DA COVID-19. RESTA FERMA LA POSSIBILITÀ DI SVOLGIMENTO DELLE MEDESIME ASSEMBLEE DA REMOTO, IN QUANTO COMPATIBILE CON LE SPECIFICHE NORMATIVE VIGENTI IN MATERIA DI CONVOCAZIONI E DELIBERAZIONI”.
Consentite le assemblee e le riunioni in presenza fisica in luoghi privati
Dal complesso dei provvedimenti e dei pareri fin qui emanati (DL 16 maggio 2020, n. 33 e DPCM del 17 maggio 2020) ne deriva che, in linea generale – e nel rispetto di tutte le prescrizioni di sicurezza – sono consentite le riunioni (le assemblee “sono riunioni”) in luoghi privati (non in luogo pubblico o aperto al pubblico).
Qual è il limite di persone che possono partecipare in un'assemblea di persona? È possibile fare riunioni o assemblee con più di 200 persone?
Seri dubbi sorgono sulla possibilità di svolgimento di riunioni e adunanze, anche in luoghi privati (e pur nel rispetto delle norme di sicurezza), quando sia prevista la presenza di più di 200 persone, se al chiuso, e 1000 persone, se all’aperto.
Tali incertezze e rischi aumentano quando una parte della base sociale sia condizionata dall’impossibilità giuridica o di fatto di raggiungere il luogo della riunione (ad es. per divieto di partecipazione all’attività congressuale o per prescrizioni specifiche in capo al personale sanitario o per divieti territoriali di circolazione, ecc.).
Ragion per cui, in tali casi, è forte il rischio di incappare in una violazione di norme imperative, con conseguente invalidità delle convocazioni, oltre che insorgenza di responsabilità, di natura civile, amministrativa e penale; e non solo a carico degli amministratori, ma potenzialmente anche dei partecipanti e dell’impresa stessa.
Per tutti questi motivi, si invita a valutare il ricorso alle modalità dell’assemblea a distanza.
Assemblee in presenza, quali le regole anti-Covid?
Ad ogni modo, le riunioni in presenza dovranno svolgersi nel rigoroso rispetto di tutte le prescrizioni necessarie a prevenire la diffusione del contagio.
Vale a dire:
- divieto di accesso a soggetti con sintomi respiratori e/o temperatura corporea >37,5°C ;
- rigorosa attenzione all’igiene delle mani attraverso la disponibilità generalizzata di dispenser con soluzioni idroalcoliche;
- rispetto della distanza di sicurezza di almeno un metro (un metro davanti, alle spalle e ai lati: da ciò ne consegue che è necessaria una superficie minima di 4 metri quadrati per ogni persona convocata o invitata alla riunione oltre quelle di cui si prevede la presenza)
- presenza di un numero sufficiente di sedie tale da assicurare la distanza di sicurezza e la presenza “statica” all’evento;
- garanzia del distanziamento fisico e sociale in tutti momenti, evitando ogni forma di aggregazione, incluse le fasi di ingresso ed uscita dai luoghi chiusi;
- utilizzo di mascherine di comunità, anche all’aperto;
- l’igiene rigorosa e frequente degli ambienti;
- istruzioni per l’utilizzo dei servizi igienici;
- l’adeguata ventilazione naturale e il rispetto delle raccomandazioni in presenza di sistemi di ventilazione e/o condizionamento nei luoghi chiusi;
- la differenziazione tra le vie di entrata e di uscita e l’apertura delle porte per favorire un flusso più sicuro ed evitare che porte e maniglie siano toccate;
- la raccomandazione a non far uso e non diffondere documenti o altro materiale cartaceo e a far esclusivo ricorso a documenti telematici;
- il divieto di consumo di cibi o bevande;
- modalità determinate e sicure di intervento in postazioni predeterminate, distanziate e senza l’uso di microfoni;
- la comunicazione tempestiva al socio delle misure di sicurezza, allegandole all’avviso di convocazione.