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Consiglio di amministrazione a distanza, va bene anche whatstapp - Le regole

Consiglio di amministrazione a distanza, va bene anche whatstapp - Le regole

Tutte le indicazioni per il consiglio di amministrazione

Categorie: Confcooperative Lombardia

Tags: Coronavirus,   cda,   gestione cda a distanza

Con la proroga dello stato di emergenza al 31 gennaio 2021 (DL. 7 ottobre N. 125/2020) sono state ulteriormente prorogate al 31 DICEMBRE 2020, tutta una serie di disposizioni normative vigenti, tra cui l’articolo 106 del D.L. n. 18/2020 (c.d. Cura Italia) recante norme in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti, riguardanti l’efficacia degli strumenti previsti per lo svolgimento delle assemblee in modalità alternativa alla presenza fisica e, cioè, a distanza: 

- espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza; 

- intervento in assemblea, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione; 

- nomina del rappresentante designato; 

- per le sole SRL e cooperative SRL: espressione del voto mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto. 

Conseguentemente, le modalità alternative previste per lo svolgimento delle assemblee ordinarie e straordinarie delle società, comprese le cooperative, continueranno a poter essere utilizzate, salvo ulteriori proroghe, fino al 31 DICEMBRE 2020, anche se non previste nello statuto (art 1, comma 3, lettera b), N. 3, DL 125/2020).


Come gestire un cda a distanza

Dopo le restrizioni legate all'emergenza coronavirus arrivano soluzioni tecnologiche anche per i Consigli di amministrazione. È possibile infatti proseguire con le riunioni  grazie ad app e programmi per continuare le consuete attività anche a distanza.  

La possibilità deve essere prevista dallo statuto, se così è le adunanze possono svolgersi senza problemi anche per il tramite di "mezzi di telecomunicazione". Il ventaglio è ampio, si va dagli strumenti di video-conferenza (skype, webex, whatsapp video, ecc) alla tele-conferenza (conference call o whatsapp). 

Nel caso di particolari ragioni di urgenza ed emergenza (da dichiarare nel verbale del consiglio) è possibile organizzare la riunione in forma telematica anche se non indicato nello statuto. La regola in questi casi è che intervengano tutti i consiglieri e ci sia il loro assenso (anche inviato per mail).

 

Attivazione e convocazione di  un cda a distanza

La valutazione se attivare questa modalità di partecipazione per le singole adunanze (salvo che lo statuto non ne imponga sempre l'apprestamento), è rimessa al Presidente del consiglio di amministrazione, cui compete l'organizzazione dell'adunanza.

L’avviso di convocazione dovrà indicare i canali di comunicazione che la società attiverà per consentire ai consiglieri il collegamento a distanza, avendo cura di garantire il principio di parità di trattamento di tutti gli aventi diritto.

La riunione s’intenderà svolta nel luogo in cui si troveranno il presidente ed il soggetto verbalizzante, indipendentemente dalla collocazione territoriale dei luoghi audio/video collegati.

 

Cda a distanza e identificazione dei consiglieri

I mezzi di telecomunicazione utilizzati devono consentire al Presidente del consiglio di amministrazione l’identificazione dei consiglieri intervenuti e l’attribuzione della provenienza del voto. Il verbale dovrà attestare quali intervenuti siano dislocati altrove, preferibilmente indicando da dove e attraverso quali mezzi avvenga il collegamento, se le dichiarazioni percepite dal verbalizzante giungano a lui direttamente (ad esempio attraverso dichiarazioni scritte via mail) o attraverso strumenti di comunicazione audiovisivi (ad esempio attraverso dichiarazioni rese in collegamento). Soprattutto sarà importante far rilevare dal verbale se il collegamento con i soggetti distanti sia effettivo e continuo consentendo ad essi una piena partecipazione, ma anche a tutti gli intervenuti sia fisicamente che virtualmente una adeguata interazione.

A tutti gli amministratori intervenuti in collegamento deve essere consentito di partecipare alla discussione, intervenire in tempo reale durante la trattazione degli argomenti esaminati e di partecipare alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno, nonché, quando necessario, di visionare, ricevere o trasmettere documenti. 

Fermo il diritto dei consiglieri di esaminare i documenti sui quali è richiesto di deliberare, qualora non sia opportuno o possibile metterli a disposizione dei consiglieri in un momento precedente la riunione (attraverso l’invio di una mail, la condivisione su cartella dropbox, ecc), è possibile condividerli durante l’adunanza utilizzando a questo fine anche piattaforme elettroniche di condivisione e scrittura.

 

Cda a distanza, se il collegamento è difettoso

Il problema principale in caso di intervento in assemblea con mezzi di telecomunicazione è rappresentato dalla cattiva recezione di immagini, suoni, fino ad arrivare all'ipotesi di black-out. Nel caso in cui il collegamento difetti sin dall'inizio, ossia prima della costituzione dell'assemblea, risulta impedito il regolare avvio dei lavori assembleari. 

Qualora il collegamento, inizialmente instaurato, venga meno durante i lavori - per tutti o anche solo per qualcuno degli intervenuti - questi devono essere momentaneamente interrotti ad opera del presidente; se non è possibile ripristinare il collegamento in tempi congrui, l'assemblea deve essere definitivamente sospesa e devono essere fissati il luogo, la data e l'ora per la sua prosecuzione. 

Tale rinvio rientra tra i poteri del presidente, o quantomeno lo potrà deliberare la maggioranza sulla base della prassi ammessa del c.d. "rinvio della maggioranza". Qualora non si acceda alla ricostruzione sopra effettuata, l'unica alternativa rimarrà quella di interrompere definitivamente l'assemblea e di procedere ad una nuova convocazione. 

Se, infine, l'interruzione del collegamento si verifica durante le votazioni, queste dovranno essere ripetute, essendo altrimenti il presidente impossibilitato a proclamarne il relativo esito. Il verbale dovrà dare atto di tutte le eventuali anomalie ed interruzioni del collegamento e dei rimedi adottati al fine di poterne giudicare la congruità e legittimità.

 

La verbalizzazione del Cda a distanza

Salvo quanto sia opportuno precisare rispetto agli elementi tipici della modalità telematica utilizzata, la verbalizzazione della riunione segue le medesime regole in uso nel caso gli amministratori si riuniscano in presenza fisica. 

Solo nei casi le decisioni da assumere presentino profili di criticità, è possibile predisporre un sistema di registrazione dell’adunanza o dei singoli interventi dei consiglieri da utilizzare quale supporto per la verbalizzazione o, in alternativa, avvalersi di piattaforme telematiche che consentano la condivisione di documenti di scrittura e procedere all’elaborazione e contestuale approvazione del verbale.